Kosteneinsparnis
(Kosteneinsparnis, Lagebericht, Betriebsarzt)
Protokoll 15.01.20XX, 10.00 bis 11.30 Uhr
Sitzungsraum 205, Ort: Hauptstraße 27, 99099 Erfurt
Anwesende: Jakob Müller (JM, Geschäftsleitung), Friedrich Döring (FD, Vertrieb), Karl Altmann (KA, Buchhaltung und Finanzen), Peter Bischoff (PB, Produktion), Karsten Hinz (KH, Logistik), Jana Bartsch ( JB, Personal), Beate Fritsch (BF, Marketing), Jonas Stoll ( JS, IT-Abteilung).
Sitzungsleitung: Jakob Müller
Protokollant: Jonas Stoll
Tagesordnungspunkte:
1. Begrüßung und Tagesordnung
2. Kosteneinsparungen
3. Lagebericht Produktion
4. Kündigung des Betriebsarztes
5. Betriebliche Altersvorsorge
6. Sonstiges
TOP 1 Begrüßung und Tagesordnung
JM heißt die Kolleg*innen zur heutigen Besprechung herzlich willkommen und bestätigt die Anwesenheit aller eingeladenen Teilnehmer*innen. Danach erkundigt JM sich, ob noch zusätzliche Themen protokollarisch aufgenommen werden sollen. Hierzu gibt es keine Kommentare und damit gilt die Tagesordnung als genehmigt.
TOP 2 Kosteneinsparungen
Wie JM darstellt, hat sich der Markt im Vergleich zum Vorjahr stark verändert. In diesem Zusammenhang müssen deshalb Kostenstrukturen neu überdacht werden. Es wird vorgeschlagen, die administrativen Kosten zu senken, da es hier Einsparungspotential gibt. Im Vorfeld zu dieser Besprechung wurde JB bereits von der Geschäftsleitung beauftragt, eine exakte Kostenübersicht zu erstellen und Vorschläge zur Kostenreduzierung vorzulegen. JB legt dar, dass die in der Firmenzentrale eingehenden Anrufe auf ein externes Call- Center umgeleitet werden könnten. Verschiedene Kostenvoranschläge wurden hierfür auch schon eingeholt. Die Firma tele-info scheint unseren Ansprüchen am besten gerecht zu werden. Deshalb
sollten Vertragsverhandlungen aufgenommen und zeitgleich Schulungspläne für die Call-Center-Mitarbeiter*innen ausgearbeitet werden, um ihnen die Organisationsstruktur des Unternehmens so schnell wie möglich näherzubringen, damit die Arbeit ohne Verzögerung aufgenommen werden kann. Durch die so gewonnene Zeitersparnis am Empfang können Mitarbeiter*innen von dort flexibler eingesetzt werden und zum Beispiel zusätzlich den für das Unternehmer wichtigen Konferenzbereich und die Gästebetreuung übernehmen. JM stimmt den Vorschlägen zu und bittet um Umsetzung der weiteren Schritte.
TOP 3 Lagebericht Produktion
PB merkt an, dass auch in seiner Abteilung eine Kostenreduzierung möglich wäre, indem unausgewogene Lagerungen von Material und Rohstoffen vermieden werden. Das Lagerungsmanagement ist optimierbar,
d.h., dass sowohl zu hohe als auch niedrige Lagermengen vermieden werden müssen, da sie zu unnötigen Kosten führen. Im Fall von Überbeständen muss neue Lagerfläche geschaffen werden und im Fall von Unterbeständen kann es zu kurzfristigen Produktionsausfällen kommen. JM beauftragt PB, sich umgehend zusammen mit KH mit dieser Thematik auseinanderzusetzen und zur nächsten Sitzung konkrete Zahlen und Vorschläge vorzulegen.
TOP 4 Kündigung des Betriebsarztes
Mit Bedauern teilt die Geschäftsleitung mit, dass unser Betriebsarzt die Firma zum Jahresende verlässt, da er eine eigene Praxis eröffnen will. Aus diesem Grund hat sich die Firma entschlossen, die Ersthelferausbildung zu forcieren, damit bei kleineren Verletzungen, die im Produktionsablauf immer wieder auftreten können, sofort eingegriffen werden kann. Ärztliche Unterstützung bekommen wir ab nächstem Jahr von der Allgemeinärztlichen Praxis Dr. Mertens. Die Kontaktdaten werden bekannt gegeben.
TOP 5 Betriebliche Altersvorsorge
Seit einem Jahr bietet die Firma den Mitarbeiter*innen an, in eine betriebliche Zusatzrente zu investieren.
Bisher wird dieses Angebot aber nur von wenigen Kolleg*innen genutzt. Deshalb werden erneut alle Abteilungsleiter*innen darauf hingewiesen, in ihren Abteilungen über diese Möglichkeit der Altersvorsorge aufzuklären. Interessierte Mitarbeiter*innen können in der Personalabteilung genauere Informationen erhalten. Zusätzlich bietet die Versicherungsgesellschaft immer donnerstags eine gesonderte Sprechstunde an, zu der man sich aber anmelden muss.
TOP 6 Sonstiges Die Mitarbeiter*innen werden gebeten, im Intranet abzustimmen, ob die Firma in diesem Jahr für alle Kolleg*innen entweder einen eintägigen Betriebsausflug oder ein Sommerfest organisieren soll. Für den Betriebsausflug könnten dann auch gleich Vorschläge unterbreitet werden. Die Abstimmung muss bis zum 31.03 erfolgen, damit für das 0rganisationskomitee noch ausreichend Zeit für die Planung bleibt.
Bei der Besprechung
a) müssen weitere Themen besprochen werden.
b) sind alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens anwesend.
c) wird die Tagesordnung angenommen.
Um Kosten zu sparen,
a) sollen einige Empfangsmitarbeiter*innen in ein Call-Center wechseln.
b) werden die Aufgaben der Mitarbeitenden am Empfang neu festgelegt.
c) wird der Empfang demnächst geschlossen.
Der Lagerbestand muss
a) an die Produktion angepasst werden.
b) dauerhaft ausgebaut werden.
c) kurzfristig reduziert werden.
Der Betriebsarzt wird
a) mit Dr. Mertens zusammenarbeiten.
b) zukünftig selbstständig arbeiten.
c) zum Jahresende entlassen.
Die betriebliche Altersvorsorge
a) kann bei einem vereinbarten Termin besprochen werden.
b) nehmen viele Mitarbeiter*innen an.
c) wird neu in der Fima eingeführt.